L annee du CCAS: les echeances du registre et des plans d alerte

Dans un CCAS ou un CIAS, la veille des personnes âgées, handicapées et isolées suit des jalons. Elle ne s’improvise pas quand Météo-France passe en vigilance orange: elle se prépare au budget, se met en ordre au printemps, s’évalue à la rentrée. Les préfets et les agences régionales de santé attendent des comptes rendus horodatés.

Voici, saison par saison, les actions pour que, le jour de l’alerte, chaque personne inscrite au registre nominatif prévu à l’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles et au décret n° 2004-926 soit appelée, tracée et, si besoin, visitée à domicile. Le calendrier est celui d’un service social communal, avec ses contraintes opérationnelles et budgétaires.

Hiver: la veille hivernale tourne pendant que le budget se prépare

Le suivi des personnes isolées pendant les périodes de grand froid

En janvier-février, la veille hivernale est ouverte. Suivez les personnes dépendantes à l’électricité, les logements exposés, les étages sans ascenseur. Le registre communal contient des informations opérationnelles: autonomie, aidant référent, médecin traitant, accès au logement, clef confiée, animal, matériel médical électrique, contre-indications. À chaque épisode, un plan d’appel par vagues règle tentatives, relances et, si besoin, la visite à domicile assignée.

Deux tensions dominent: suivi quotidien des non-réponses et traçabilité. Un journal horodaté, par personne, note doubles non-réponses, interlocuteur et consigne. Les maires veulent un signalement net en cas d’escalade. Pour un CIAS, la console intercommunale donne la vision d’ensemble, commune par commune.

Le débat d’orientation budgétaire dans les communes de 3 500 habitants et plus

S’ouvre aussi le débat d’orientation budgétaire prévu par l’article L. 2312-1 du code général des collectivités territoriales. Inscrivez les moyens: heures d’agents, vacations d’élus et bénévoles, téléphones dédiés, formations, impression des courriers d’information et, le cas échéant, l’outil de tenue du registre et du plan d’appel. Sinon, la question ressurgira en juin sans ligne.

Le DOB acte la traçabilité exigible: si un outil pousse les listes d’appels sur téléphone, y compris hors connexion, et enregistre chaque issue avec commentaires, financez-le et organisez les droits d’usage. Les élus valident l’escalade: après une, deux ou trois tentatives, rappel, appel de l’aidant, visite, puis signalement.

Fin d’hiver: le vote du budget et la campagne d’information

L’adoption du budget avant la date fixée par le code général des collectivités territoriales

Le budget primitif doit être adopté avant la date fixée par l’article L. 1612-2 du code général des collectivités territoriales. Une fois exécutoire, engagez les dépenses: envois postaux, affichages, supports d’inscription et, le cas échéant, abonnement à l’outil de suivi. Les CIAS équipant toutes leurs communes planifient un déploiement groupé.

Verrouillez confidentialité et durée de conservation des données de santé et de vulnérabilité. Tenez le registre des accès, fixez les radiations, informez les agents. Pour la doctrine, renvoyez à la CNIL pour les principes de protection des données personnelles.

L’information annuelle de la population sur le registre

L’article L. 121-6-1 du CASF et son décret imposent une information annuelle sur l’existence du registre communal. Produisez des supports clairs, facilitez l’inscription en mairie, par téléphone ou via formulaire papier scanné, et organisez le suivi. Les inscriptions s’étalent sur plusieurs semaines: tri, appel de vérification, classement.

• Bulletin municipal avec encart et coupon d’inscription détachable.
• Affiches en mairie et chez les partenaires de proximité, avec numéro dédié.
• Page du site communal avec formulaire et explication des critères.
• Campagne téléphonique sortante vers les inscrits de l’année précédente pour confirmation.

Relisez les codes sur Legifrance et les repères de protection sur le site de la CNIL pour cadrer vos mentions d’information.

Printemps: la remise à plat du registre et de l’équipe

La vérification fiche par fiche des inscriptions

Le printemps concentre le gros du travail. Reprenez le registre, fiche par fiche: intégrer les nouvelles inscriptions, radier les doublons, mettre à jour coordonnées, relancer les absents, ajuster la priorité de fragilité. Vérifiez l’étage, la présence d’un ascenseur, la clef confiée, l’aidant référent et le médecin traitant.

Objectif: un registre à jour, opposable, avec journal de consultation nominatif. Évitez juin, période d’inscriptions scolaires et parfois de scrutin. Pour structurer, appuyez-vous sur remettre le registre nominatif à jour, fiche par fiche: liste des vérifications et pièges fréquents.

Le recrutement et le brief des appelants

Constituez nominativement l’équipe d’appel (agents, élus, bénévoles), avec un coordonnateur joignable et une suppléance. Attribuez des téléphones ou des accès à l’application d’appel, testez la synchronisation hors connexion et le retour réseau, standardisez les commentaires utiles pour la traçabilité.

Brief précis: champ d’appel, consignes de rappel, seuils d’escalade, gestion des personnes qui n’entendent pas, protocole de visite à domicile assignée. Les maires valident la chaîne d’astreinte. En intercommunal, le CIAS vérifie la nomination des appelants et consolide l’information au niveau du territoire.

Été: la période de veille saisonnière et les épisodes

L’ouverture de la veille et le suivi de la carte de vigilance

La veille saisonnière estivale s’ouvre à une date fixée par le dispositif de gestion sanitaire des vagues de chaleur adossé à l’organisation ORSEC. Surveillez quotidiennement la carte de vigilance météorologique publiée deux fois par jour et anticipez les épisodes. La permanence d’août se cale dès juin: noms, dates, remplaçants, téléphones chargés, plan d’appel prêt.

Chaque matin, un responsable vérifie les listes du jour, la capacité d’appel de chacun et le traitement des non-réponses. Le registre doit tourner sans couture: si un numéro change, modifiez la fiche et recalculer la priorité. Un incident électrique prolongé se gère avec la même rigueur: mêmes personnes, mêmes escaliers, même besoin de preuves.

La conduite à tenir à chaque changement de couleur

À chaque changement de couleur, adaptez la réponse. Avant l’orange, rappelez l’auto-protection, vérifiez les plus isolés. En vigilance orange, déclenchez les vagues d’appels, tracez les issues, escaladez les non-réponses. En rouge, priorisez et envoyez des visites à domicile, en coordination avec les services municipaux.

Anticipez avec la checklist avant l’ouverture de la veille saisonnière et rappelez à vos équipes les fautes qui coûtent cher un jour d’alerte. Le jour J, un plan d’appel outillé, utilisable hors connexion, évite les pertes de temps et fournit, le soir, un compte rendu exploitable pour le préfet et l’agence régionale de santé.

Rentrée: la clôture de la saison et le retour d’expérience

Le bilan de la période estivale, chiffres et incidents

En fin de veille estivale, produisez un bilan factuel: personnes contactées, tentatives, non-réponses, escalades, visites à domicile, incidents signalés aux maires. Les comptes rendus quotidiens se somment par personne et par commune. Pour un CIAS, la consolidation territoriale éclaire les communes membres et facilite la relation avec la préfecture et l’ARS.

Ajoutez un retour d’expérience qualitatif: scripts d’appel à améliorer, tranches horaires à adapter, partenaires à mobiliser, difficultés logistiques. Documentez, archivez, partagez pour l’hiver suivant; il peut nourrir des ajustements budgétaires à mi-année.

Les corrections à porter au registre avant l’hiver

Le bilan corrige le registre: fiches fausses radiées, aidants mis à jour, accès au logement précisés, personnes transférées vers un EHPAD, numéros invalides purgés. Mettez à jour la hiérarchie de priorité et documentez les contre-indications qui ont posé problème en été. Tracez ces corrections dans le journal de consultation nominatif.

Présentez ces éléments au conseil d’administration du CCAS, avec rappel des obligations: registre nominatif, information annuelle, traçabilité exigible. Si besoin, proposez d’ajuster les moyens humains pour la veille hivernale. Les communes équipées d’un outil d’appel consigneront gains de temps et points à couvrir.

Automne: exercice de sauvegarde et bascule vers l’hiver

L’exercice périodique prévu par le cadre du plan communal de sauvegarde

À l’automne, conduisez l’exercice périodique du plan communal de sauvegarde, conformément au décret n° 2022-907 du 20 juin 2022 relatif au plan communal et intercommunal de sauvegarde. Choisissez un scénario crédible: crue locale, coupure d’électricité prolongée, épisode venteux. Mobilisez la cellule municipale, testez le registre, le plan d’appel et les comptes rendus. L’essentiel: la trace écrite (qui a fait quoi, quand, avec quel effet).

Il valide les enchaînements concrets: repérer les non-réponses, appeler l’aidant, déclencher une visite à domicile assignée, remonter l’alerte au maire. En intercommunal, le CIAS suit l’avancement et consolide la synthèse territoriale. Concluez par les écarts, corrections et formations à programmer, avant l’ouverture de la veille hivernale.

L’ouverture de la veille hivernale et le plan grand froid

Ensuite, basculez vers la veille hivernale et le plan grand froid. Le même registre alimente le même plan d’appel, pour une alerte liée à la température, à une inondation ou à une coupure d’électricité. Les niveaux de priorité, recalculés à jour, orientent les vagues d’appels et les visites. Rappelez les consignes spécifiques au froid dans les scripts d’appel.

Ajoutez une vérification ciblée des personnes dépendantes à l’assistance électrique, un point d’attention sur les étages élevés sans ascenseur et une coordination avec les services techniques pour les visites. Le DICRIM et le plan communal de sauvegarde, actualisés, encadrent ces gestes. Équipes prêtes, tableaux d’astreinte complets, compte rendu exportable pour la préfecture et l’ARS.

Ce qu’il faut retenir pour tenir l’année et produire des preuves

Le calendrier guide l’action: en hiver on protège et on prépare le budget; au printemps on remet le registre d’équerre et on briefe l’équipe; en été on exécute et on trace; à la rentrée on corrige; à l’automne on s’exerce et on bascule vers l’hiver. Le jour de l’alerte, il faut prouver que chaque personne fragile a été jointe ou visitée, pas diffuser un message à tous.

Un outil tenant le registre toute l’année, générant un plan d’appel par vagues, poussant la liste du jour sur téléphone hors connexion, gérant l’escalade paramétrée et produisant un compte rendu opposable par personne et par commune sécurise ce parcours. Voyez comment organiser le registre et le plan d’appel dans le registre et le plan d’appel dans Veilleor, commune par commune ou au niveau d’un CIAS, avec un compte rendu consolidé pour le territoire.