Remettre le registre nominatif communal a jour, fiche par fiche

Reprendre un registre nominatif communal n’est pas un travail d’agrégation mécanique. Il faut reconstituer la réalité des personnes âgées, handicapées et isolées qui ont demandé à y figurer, et pouvoir justifier chaque ligne le jour d’une vigilance orange de Météo-France. Le registre vise une chose simple, mais exigeante: que vous puissiez joindre chacun, ou missionner une visite à domicile assignée quand l’appel échoue.

Ce guide suit l’exigence de l’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles et du décret n° 2004-926 du 1er septembre 2004, qui instituent le registre nominatif communal et l’information annuelle de la population. Il propose une méthode opérationnelle, fiche par fiche, pour que le compte rendu horodaté à la préfecture et à l’agence régionale de santé soit prêt le soir même d’une alerte.

Partir de l’existant sans le recopier à l’aveugle

Retrouver toutes les sources d’inscription éparpillées

Dans la plupart des communes, le registre réel est éclaté entre plusieurs supports. Commencez par inventorier, puis réunir en une source unique, tout ce qui contient une inscription ou un signalement. La règle: on ne réécrit pas, on recoupe et on date.

• Le tableur du CCAS ou du secrétariat, souvent issu de l’été précédent.
• Le classeur papier, avec des formulaires signés et des notes manuscrites.
• Les bulletins d’inscription reçus par courrier, non saisis.
• Les courriels et messages téléphoniques signalant une personne isolée.
• Les informations transmises par un service à domicile ou un voisin référent.

Consolidez dans un fichier de travail unique, en gardant l’origine de chaque ligne. Pour les doublons, conservez l’information la plus récente et notez la contradiction éventuelle. En cas de données inconciliables, décidez qu’un appel de vérification tranchera. Rappelez dans votre procédure interne que l’inscription est volontaire, conformément à l’article L. 121-6-1. Pour un rappel juridique synthétique, voyez ce que la loi impose au maire sur le registre communal et le code publié sur le code de l’action sociale et des familles sur Légifrance.

Repérer les fiches qui n’ont pas bougé depuis deux ans

Triez le fichier par date de dernier contact. Marquez comme prioritaires à vérifier les fiches sans mouvement depuis plus de deux ans ou dont la source est inconnue. Isolez aussi les numéros injoignables, les adresses incomplètes et les fiches où l’on ne sait pas qui prévenir. Établissez enfin une liste courte des situations manifestement obsolètes, par exemple après un départ connu de la commune. Aucune suppression à ce stade: on vérifiera par appel, puis on radiera proprement, avec motif et date.

Vérifier chaque inscription par un appel court

Le script d’appel en six questions

Un appel de vérification tient en quelques minutes. Présentez-vous au nom de la commune, rappelez que l’inscription au registre nominatif des personnes âgées, handicapées et isolées est volontaire, et poursuivez avec six questions simples:

• Pouvez-vous confirmer votre identité et votre souhait d’être inscrit au registre communal cette année?
• Votre adresse est-elle toujours la même, à quel étage êtes-vous, y a-t-il un ascenseur?
• Quel numéro de téléphone est le plus fiable pour vous joindre en journée, et à quels horaires?
• Qui est votre aidant référent, son numéro, et qui prévenir si vous ne répondez pas?
• Souhaitez-vous indiquer votre médecin traitant et un moyen d’accès au logement, par exemple une clé confiée ou un digicode?
• Avez-vous un matériel médical dépendant de l’électricité, ou un animal qui resterait seul lors d’une hospitalisation?

Validez l’accord de la personne pour la collecte de ces informations utiles au contact en période d’alerte. Notez la date, l’issue de l’appel et les éventuelles contre-indications, par exemple ne pas appeler le soir.

Que faire quand la ligne ne répond plus ou n’existe plus

Après deux tentatives infructueuses à des horaires distincts, passez au plan B. Envoyez un courrier de confirmation d’inscription à l’adresse postale connue, avec un numéro de rappel. Tentez l’aidant référent s’il est renseigné. À défaut de nouvelles, sollicitez un passage rapide d’un agent identifié, en binôme si nécessaire. En parallèle, interrogez l’état civil pour vérifier un éventuel décès. Chaque étape doit être horodatée et tracée, car le jour de l’alerte, vous devrez montrer qui a été joint et quand.

Enrichir la fiche avec ce qui sert vraiment le jour de l’alerte

Accès au logement, étage, ascenseur, clé confiée

Une fiche utile n’est pas un nom et un numéro: elle dit comment entrer et en combien d’étages. Renseignez l’étage, l’existence d’un ascenseur, le digicode, l’interphone, et si une clé est confiée à un voisin ou à un proche, avec coordonnées. Notez l’accessibilité réelle, par exemple un deuxième étage sans ascenseur, et la présence d’obstacles comme des chiens de garde. Ces détails commandent la visite à domicile assignée lorsqu’un appel n’aboutit pas, surtout si l’escalier est difficile ou que la porte ne s’ouvre pas facilement.

Aidant référent, médecin traitant, matériel médical électrique

Renseignez un aidant référent joignable et, si la personne l’accepte, le nom du médecin traitant. Identifiez les équipements vitaux dépendant du courant, par exemple un oxygénateur, et notez toute contre-indication de santé qui oriente la conduite à tenir lors d’une vague de chaleur. Précisez s’il y a un animal à prendre en compte en cas d’hospitalisation. Ces informations touchent à la vie privée et, s’agissant de santé, à des données sensibles. Ne collectez que ce qui sert au contact et à la protection en période d’alerte, avec l’accord de la personne, et conservez-les pour la durée décidée par la commune, pas davantage.

Radier proprement et garder la trace de la radiation

Les trois motifs de sortie du registre

Trois cas justifient la radiation d’une fiche: à la demande de la personne, après départ de la commune, ou après décès. Une ligne effacée sans motif ni date vous empêchera de répondre, six mois plus tard, à la question d’un élu ou de la préfecture. La radiation doit être explicite, documentée et réversible en cas d’erreur.

Ce qui reste conservé après la radiation

Après radiation, conservez a minima l’horodatage des opérations, le motif, et l’identité de l’agent. Cette trace permet d’expliquer vos décisions lors d’un contrôle et d’alimenter le compte rendu horodaté demandé par la préfecture, l’agence régionale de santé ou le conseil municipal. La durée de conservation doit être définie par la commune en amont, inscrite dans le registre des activités de traitement, puis appliquée techniquement par une suppression programmée à l’échéance.

Classer les personnes par priorité de contact

Les critères qui font monter une fiche en tête de liste

Le jour d’une vigilance, l’ordre des appels n’est pas aléatoire. Il dépend d’une priorité fondée sur des critères objectifs. Proposez une grille simple et lisible par les équipes, quels que soient le nombre d’appelants et le type d’alerte, canicule, grand froid, inondation, coupure d’électricité.

• Isolement réel: vit seul, peu ou pas de visites, pas d’aidant immédiat.
• Dépendance à un tiers pour les actes essentiels ou déplacements.
• Aidant référent joignable ou non, et proximité géographique.
• Logement: étage élevé sans ascenseur, accès difficile, digicode changeant.
• Équipements de santé électriques ou contre-indications connues.
• Historique de non-réponse, y compris lors d’exercices PCS.

Cette priorité commande l’ordre des appels, le nombre de relances et la profondeur de l’escalade jusqu’à la visite à domicile assignée. Elle doit être comprise par tous, affichée sur les listes du jour, et cohérente avec le dispositif de gestion sanitaire des vagues de chaleur intégré au plan ORSEC.

Pourquoi la priorité se recalcule à chaque mise à jour

Une priorité figée une fois par an ne reflète pas les changements de situation. À chaque mise à jour d’une fiche, recalculez la priorité: déménagement d’un aidant, hospitalisation récente, ascenseur en panne, nouveaux numéros joignables. C’est cette dynamique qui évite les angles morts quand le préfet déclenche l’alerte. Pour organiser le travail, comparez vos méthodes, d’un tableur à un plan d’appel outillé, avec le comparatif des méthodes de plans d’appel.

Verrouiller l’accès et journaliser les consultations

Qui peut voir quoi, du secrétariat au bénévole

Le registre contient des données sensibles. Définissez des habilitations par rôle: au secrétariat, la consultation et la mise à jour des coordonnées; aux agents du CCAS, l’accès aux informations d’accès au logement; aux élus de permanence, des listes d’appel du jour; aux bénévoles, uniquement les informations strictement nécessaires à l’appel. Chaque consultation et chaque export doivent être journalisés nominativement, avec date et heure. Vous devez pouvoir dire, sur demande, qui a vu quelle fiche et quand.

Durée de conservation et suppression programmée

Avant toute saisie, fixez par écrit une durée de conservation adaptée à la finalité d’alerte, en cohérence avec le registre des activités de traitement de la collectivité. Programmez ensuite la suppression ou l’anonymisation à l’échéance, sans intervention manuelle. Informez la personne de ses droits d’accès et de rectification. Pour cadrer vos pratiques, appuyez-vous sur les recommandations de la CNIL. Vérifiez enfin que votre plan communal de sauvegarde, élargi par la loi Matras de 2021 et son décret d’application de 2022, prévoit un exercice périodique qui teste la traçabilité de bout en bout. Une liste à dérouler avant l’ouverture de la veille saisonnière aide à verrouiller ces points.

Avant la prochaine vigilance, mettez le registre en état

Rassembler les sources, appeler, enrichir utilement, radier en traçant, prioriser et journaliser: cette méthode remet votre registre nominatif communal en ordre de marche. Le jour où l’alerte est déclenchée, votre plan d’appel se déploie, chaque personne est appelée, escaladée si besoin, et le compte rendu horodaté par commune est prêt pour le préfet et l’agence régionale de santé. Dans un contexte de vigilance orange ou de plan Grand Froid, vous gagnez des heures précieuses.

Si vous souhaitez outiller ces étapes sans diffuser d’alerte de masse, voyez le registre et le plan d’appel dans Veilleor. La console intercommunale permet au CIAS de suivre l’avancement commune par commune et de consolider le compte rendu du territoire, y compris lors d’un exercice du plan communal de sauvegarde.

Pour replacer vos actions dans le cadre réglementaire, complétez la lecture avec ce que la loi impose au maire sur le registre communal. Pour dimensionner vos moyens d’appel lors d’un épisode prolongé, consultez ce que coûte vraiment une permanence d’appels de trois jours.