Avant l ouverture de la veille saisonniere: la liste a derouler

La veille saisonnière ne pardonne pas l’improvisation. Le jour où la vigilance orange est annoncée, vous n’aurez plus le temps de vérifier un numéro, de retrouver un aidant référent ou de préparer une visite à domicile assignée. Cette checklist vous sert de déroulé opérationnel, point par point, pour que tout soit prêt avant la première alerte.

Elle suit l’ordre réel d’une permanence d’appels: d’abord le registre nominatif des personnes âgées, handicapées et isolées régi par l’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles, puis l’information annuelle de la population, l’équipe d’appelants, le matériel, les documents, enfin un test rapide du plan d’appel. À la fin de la journée, l’objectif reste identique: un compte rendu horodaté opposable, prêt pour le préfet et l’agence régionale de santé.

Le registre: dix vérifications avant la première alerte

Votre registre nominatif doit être exploitable en une heure, pas en une semaine. L’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles impose la tenue du registre et l’information annuelle de la population. Avant la saison à risque, passez ces dix contrôles, corrigez immédiatement et assignez clairement qui en répond. La confidentialité et la durée de conservation doivent être tracées, avec un journal de consultation nominatif.

Fiches sans numéro joignable, sans aidant, sans adresse précise

Une fiche sans numéro principal ni personne à prévenir est inutilisable le jour J. Relancez systématiquement: appel, SMS, courrier simple. Si l’aidant référent est inconnu, remontez à l’entourage proche via le portage de repas ou le service d’aide à domicile. Complétez l’adresse: étage, interphone, gardien, chemin d’accès, mention d’un animal. Notez qui détient la clé et la procédure de remise.

Radiations en attente et inscriptions non saisies

Les formulaires arrivés par courrier ou déposés en mairie doivent être saisis et horodatés sans délai. Inversement, radiez les fiches obsolètes selon la durée de conservation définie et notifiée. Tenez un registre des radiations motivées. Pour un déroulé pas à pas, voyez le guide pratique Remettre le registre nominatif communal à jour, fiche par fiche remettre le registre nominatif communal à jour.

Les personnes: information annuelle et nouvelles inscriptions

L’information annuelle de la population conditionne le remplissage du registre. Elle découle de l’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles, à consulter sur Legifrance. Diffusez-la avant la période à risque, en indiquant clairement qui peut s’inscrire, comment et pourquoi, ainsi que le droit de radiation et la durée de conservation des données.

Les supports d’information à diffuser avant la saison

Retenez des supports concrets, déjà lus par les personnes et leurs familles. La mention doit être simple, non anxiogène, avec un contact direct pour s’inscrire ou poser une question.

• Encart sur le site communal et dans le bulletin municipal, avec numéro d’appel du CCAS.
• Affichage en mairie, chez les partenaires, dans les halls d’immeubles avec gardien.
• Flyer remis lors des portages de repas ou lors du passage des agents d’accueil.
• Message court inséré dans les courriers réguliers: repas, activités séniors, aides facultatives.

Les partenaires qui font remonter des situations

Recensez les relais habituels: services d’aide à domicile, portage de repas, infirmiers libéraux, centres de santé, gardiens d’immeuble, bailleurs sociaux, associations de quartier. Organisez une remontée d’alerte simple, par téléphone ou formulaire. Le signalement par un tiers suppose d’informer la personne concernée et de respecter son droit d’opposition, rappel utile sur le site de la CNIL. Pour le cadre juridique applicable au maire, relisez l’article Registre des personnes vulnérables: ce que la loi impose au maire ce que la loi impose au maire.

Les appelants: qui appelle, avec quoi, sous quelle règle

Constituez l’équipe d’appel avant l’ouverture de la veille: agents, élus, bénévoles, chacun nommé. Arrêtez une liste nominative avec disponibilités réelles par demi-journée, fonction d’astreinte, numéro direct et courriel. Prévoyez un cadre clair de confidentialité: pas de conservation personnelle des listes, pas d’export sauvage, journal de consultation nominatif si vous utilisez un outil. Organisez des vagues d’appels adaptées à la charge.

Agents, élus, bénévoles: la liste nominative arrêtée

Une équipe qui connaît sa place prévient les trous dans la raquette. Indiquez pour chacun le périmètre d’appel, le moyen mis à disposition, la consigne en cas d’indisponibilité et la personne qui reprend sa vague.

• Liste arrêtée et validée par le responsable CCAS ou le directeur du CIAS.
• Disponibilités par demi-journée pour planifier les vagues d’appels.
• Accès à l’outil d’appel ou lot de fiches papier sécurisé, selon le choix retenu.
• Consigne de relève: à qui transmettre si l’on doit s’interrompre.

Le brief de trente minutes qui évite les incidents

Faites un brief unique, court, obligatoire. Dites ce que l’on dit, ce que l’on note, ce que l’on ne fait jamais, à qui l’on remonte une situation préoccupante.

• Ce que l’on dit: vérifier l’état, la boisson, l’aération, l’entourage, l’aidant référent, le médecin traitant.
• Ce que l’on note: heure, issue de l’appel, commentaire factuel, décision d’escalade.
• Ce que l’on ne fait jamais: promesse d’intervention médicale, transport de personne sans consigne, déplacement seul la nuit, conservation des données en dehors du circuit.
• Remontée: élu d’astreinte ou responsable CCAS, qui valide la visite à domicile assignée.

Comparez vos méthodes d’organisation avec le comparatif Tableur, listes papier ou plan d’appel outillé: que tient chaque méthode les trois méthodes d’organisation des appels.

Le matériel: ce qui doit être prêt dans le placard

Le jour de l’alerte, tout doit être prêt à être saisi, emporté, remis. Prévoyez une sacoche de visite complète, des téléphones chargés, des impressions de secours. N’oubliez pas le trousseau des clés confiées et son registre de remise, signé, daté, avec la mention de la personne détentrice en mairie.

La sacoche de visite et le véhicule

Anticipez les visites à domicile assignées, y compris en fin de journée. La sacoche doit permettre d’intervenir sans retour au bureau.

• Bouteilles d’eau, brumisateurs, gobelets, lingettes.
• Gilet ou badge identifiable, lampe, carnets et stylos.
• Étiquettes pour sceller une porte si besoin de signalisation temporaire, avec note au maire.
• Trousseau des clés confiées et registre de remise, enveloppes scellées par personne.
• Véhicule vérifié: carburant, assurance, triangle, téléphone mains libres.

Les téléphones et les impressions de secours

Chaque appelant doit disposer d’un téléphone opérationnel, d’un chargeur et, si possible, d’une batterie externe. Si vous travaillez hors connexion, assurez la synchronisation au retour du réseau. Règle des impressions de secours: une liste papier à jour par vague, remise sous pli, numérotée, détruite après saisie et contrôle. Conservez au bureau un double scellé, à n’ouvrir qu’en cas d’incident.

Les documents: ce qui doit exister avant, pas pendant

Ce qui n’est pas écrit avant le début de l’épisode est rarement validé à temps. Figez par écrit le cadre d’escalade, l’arbre de décision de la visite à domicile, les trames de compte rendu et le modèle de courrier aux familles. Ajoutez la procédure de radiation et la durée de conservation des données. Intégrez ces documents au DICRIM et au plan communal de sauvegarde.

Règles d’escalade écrites et validées

Décrivez les seuils: après une, deux ou trois tentatives sans réponse, puis appel de l’aidant, puis visite à domicile assignée, puis signalement au maire. Indiquez qui valide chaque étape et ce qui est noté dans le journal horodaté. Mentionnez le recours à l’élu d’astreinte et au médecin traitant si une situation appelle un avis.

Trames de compte rendu et de courrier aux familles

Préparez une trame de compte rendu par personne et par journée, référencée par date et tranche horaire, prête à être exportée par commune pour transmission au préfet et à l’agence régionale de santé. Formalisez un courrier type d’information aux familles, avec rappel des droits, des coordonnées et des modalités d’escalade. Un document rédigé pendant l’épisode n’est presque jamais relu ni signé: finalisez tout avant.

Le test: une vague blanche sur vingt personnes

Avant d’ouvrir la veille, réalisez une vague d’essai limitée, annoncée aux personnes concernées. Vingt fiches suffisent pour parcourir la chaîne complète: plan d’appel, passation des vagues, appels, escalade simulée, visite test si nécessaire, puis compilation du compte rendu horodaté. Le test doit être bouclé en une heure, restitution comprise, avec une liste d’actions correctives.

Ce que le test révèle en une heure

En pratique, une vague blanche met à jour les angles morts: numéros erronés, aidants injoignables, clés mal identifiées, temps de saisie trop long, trou de disponibilité en fin de journée, absence de liste papier de secours. Elle vérifie la traçabilité: heure, issue, commentaire, accusés. Elle montre si l’arbre d’escalade est compris, s’il déclenche bien la visite à domicile assignée et la remontée au maire en cas de doute.

Le lien avec l’exercice du plan communal de sauvegarde

Le décret n° 2022-907 du 20 juin 2022 relatif au plan communal et intercommunal de sauvegarde impose un exercice périodique. Documentez votre test: objectifs, périmètre, résultats, actions décidées, et versez la note au dossier PCS. Cela nourrit l’exercice officiel à organiser, et crédibilise votre capacité à produire, le soir même, un compte rendu consolidé par commune. Pour planifier l’année, reportez-vous au calendrier L’année du CCAS: les échéances du registre et des plans d’alerte les échéances du registre et des alertes sur l’année.

En synthèse

Avant l’ouverture de la veille saisonnière, un registre propre, une information annuelle diffusée, une équipe brieffée, un matériel prêt et des documents figés font la différence entre une journée maîtrisée et une course après les numéros. Une vague blanche de test ferme la boucle et produit déjà une trace utile au PCS. Si vous souhaitez industrialiser la traçabilité, l’escalade et l’export du compte rendu par commune, voyez l’organisation du plan d’appel dans Veilleor. Le jour de l’alerte, chaque appel compte, et chaque appel doit être prouvé.