Registre des personnes vulnerables: ce que la loi impose au maire

Le registre nominatif des personnes âgées et des personnes handicapées se prépare avant canicule, verglas ou coupure. Voici le périmètre de l’obligation issue de l’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles et du décret n° 2004-926 du 1er septembre 2004.

Ce qui est créé, ce qui n’est pas exigé, et ce qu’il faut formaliser pour produire, lors d’une vigilance orange de Météo-France, un compte rendu horodaté au préfet et répondre aux familles.

Ce que le texte crée exactement

Un recueil tenu par le maire, pas un fichier de population

L’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles institue, dans chaque commune, un recueil d’informations nominatives relatif aux personnes âgées et aux personnes handicapées, tenu sous la responsabilité du maire. Finalité : organiser, en cas de déclenchement d’un plan d’alerte et d’urgence par le préfet, le contact avec les personnes inscrites pour vérifier leur situation et apporter l’aide appropriée.

Le décret n° 2004-926 du 1er septembre 2004 encadre le recueil des informations, leur usage et leur transmission. Il ne crée ni recensement général ni diffusion à tous, mais l’identification des personnes à contacter individuellement lors d’un épisode prévu par les plans d’alerte et d’urgence.

Les catégories de personnes qui peuvent y figurer

Le dispositif cible les personnes âgées vivant à domicile et les personnes handicapées. En pratique, l’isolement ou l’absence d’ascenseur sont souvent considérés, mais la base légale du registre reste limitée aux personnes âgées et aux personnes handicapées, sur demande ou signalement.

Il ne concerne pas l’ensemble des habitants ni des risques. Il soutient l’action des maires dans le dispositif de gestion sanitaire des vagues de chaleur, le plan grand froid et, plus largement, les déclinaisons locales des plans d’alerte et d’urgence, sans se substituer aux autres outils de sécurité civile.

L’inscription est volontaire, et cela change tout

Demande de la personne, de son représentant ou d’un tiers

L’inscription dans le registre se fait à la demande de la personne concernée, de son représentant légal, ou sur signalement d’un tiers. En cas de signalement, la personne est informée et peut s’opposer à l’enregistrement de ses données.

En pratique, les demandes proviennent d’un proche, d’un service d’aide à domicile, d’un bailleur social, d’un médecin traitant ou d’un centre de soins. Le CCAS ou le CIAS réceptionne ces demandes et vérifie, pour chaque fiche, l’accord de la personne et la qualité des informations transmises, y compris les liens avec un aidant référent et les modalités d’accès au logement.

La commune ne peut pas inscrire d’office

La commune ne peut pas constituer le registre d’office à partir de bases électorales, de fichiers de portage de repas ou d’abonnés à la téléalarme. Le texte exclut tout recensement automatique. Conséquence : la qualité du registre dépend directement de l’effort d’information et d’accompagnement réalisé chaque année.

Formalisez un circuit simple de demande et de retrait du consentement, assurez-vous que les informations utiles à la prise de contact sont complètes, et prévoyez la radiation des fiches devenues caduques, avec une durée de conservation proportionnée et documentée.

L’obligation d’information annuelle de la population

Ce que la commune doit faire savoir chaque année

L’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles impose au maire d’informer annuellement la population de l’existence du registre nominatif et des modalités d’inscription. L’information doit être accessible, réitérée, idéalement avant la saison à risque, et diffusée par plusieurs canaux. Objectif : rendre le droit effectif pour chaque personne âgée ou handicapée.

Privilégiez des supports qui laissent une trace et visent les personnes, les aidants, les partenaires de terrain, les professionnels de santé, les associations et les syndics d’immeuble.

Les canaux qui font preuve d’une information réelle

Choisissez des canaux traçables. À titre pratique, combinez au moins trois vecteurs parmi les suivants :

• Bulletin municipal, encart dédié au registre nominatif et au plan d’alerte et d’urgence.
• Affichage en mairie et dans les équipements municipaux, avec date de pose et photographie.
• Courrier ou courriel adressé aux personnes déjà inscrites et aux partenaires de proximité.
• Relais sur les sites et réseaux des bailleurs, SSIAD, SAAD, médecins et pharmaciens.
• Annonce sur le site communal, avec page datée et archivée.

Sur les références officielles, la consultation des textes sur le site Legifrance reste l’appui le plus sûr. Pour les bonnes pratiques de conservation, les repères de la CNIL aident à documenter la durée et les accès.

La transmission au préfet et le secret des données

Une communication à la demande, pas un envoi automatique

La loi prévoit que la liste est communiquée au préfet à sa demande, en cas de déclenchement du plan d’alerte et d’urgence. Il ne s’agit pas d’un envoi périodique automatique. Hors ce cadre, le registre n’a pas vocation à circuler. La transmission s’effectue à l’échelle de la commune, selon des modalités sécurisées convenues avec les services préfectoraux, et peut être limitée aux informations nécessaires à la coordination des appels et des visites à domicile.

Le compte rendu des actions menées (appels, escalades, visites) doit pouvoir être extrait par journée et par commune, pour être transmis si le préfet, l’agence régionale de santé ou le conseil municipal en font la demande. L’extractibilité est un enjeu opérationnel.

Confidentialité, habilitations et durée de conservation

Les informations relatives à la santé, à l’autonomie, aux contre-indications, à la présence d’un aidant ou au mode d’accès au logement sont particulièrement protégées. Le décret n° 2004-926 rappelle de limiter l’accès aux seuls agents et élus habilités nominativement, pour des finalités déterminées, et d’assurer la confidentialité de bout en bout.

Trois points doivent être posés et documentés : une liste d’habilitations à jour, un journal de consultation indiquant qui a consulté quoi et quand, et une durée de conservation bornée avec modalités de radiation en cas de déménagement, d’entrée en établissement, de décès, ou de retrait des données. En cas de contrôle, la commune doit pouvoir expliquer sa politique et produire des éléments datés, sans divulguer plus que nécessaire.

Ce que le texte n’impose pas, et que l’on croit obligatoire

Aucune obligation de résultat sur le nombre d’appels

Le corpus constitué par l’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles et par le décret n° 2004-926 n’impose ni un volume d’appels quotidien ni un rythme déterminé. Il n’exige pas non plus l’usage d’un outil particulier. Il ne transforme pas la commune en service de soins et ne prescrit pas une organisation unique. La commune demeure libre de choisir la méthode qui lui permet de joindre les personnes inscrites et de prouver ce qu’elle a fait.

Quatre confusions sont fréquentes :

• Penser qu’il faut appeler toutes les fiches tous les jours : le texte ne le dit pas.
• Imaginer qu’il faut un envoi massif de messages : le registre vise le contact individualisé.
• Prendre le registre pour un dossier médical : il n’a pas cette portée.
• Assimiler registre et procédures de sécurité civile : ce sont des outils distincts.

Le pilotage de la réponse locale relève du pouvoir de police du maire (art. L. 2212-2 du code général des collectivités territoriales). Sur l’organisation pratique d’une permanence, voir les fautes à éviter pendant une vigilance orange pour éviter les angles morts opérationnels.

Ce que la commune a intérêt à formaliser au-delà du texte

Une délibération qui fixe les règles de tenue du registre

Au-delà de la lettre du texte, l’intérêt est de pouvoir démontrer sa méthode. Une délibération ou une note de cadrage interne peut préciser : l’agent ou le service dépositaire du registre, les règles d’inscription et de radiation, la durée de conservation, les modalités de l’information annuelle de la population, la liste des personnes habilitées, et les procédures de transmission au préfet à la demande. Cette formalisation protège les agents comme la collectivité.

Inscrivez un cycle de mise à jour périodique du registre, fiche par fiche, avec une traçabilité minimale des révisions. Pour une approche pas à pas, appuyez-vous sur le guide de mise à jour annuelle du registre nominatif.

Une trace écrite des contacts effectués

En situation d’alerte, l’exigence n’est pas d’appeler tout le monde : c’est d’établir pour chaque personne ce qui a été tenté, à quelle heure, avec quel résultat, et quelle escalade a été déclenchée si nécessaire : rappel, appel à l’aidant, visite à domicile assignée, signalement au maire. Un journal horodaté, consolidé par journée et par commune, devient un compte rendu opposable en cas de demande du préfet ou de l’agence régionale de santé.

Selon les communes, trois méthodes coexistent : tableur partagé, listes papier signées et plan d’appel outillé. Chacune a ses forces et ses limites, notamment en cas d’absence de réseau, d’erreurs de saisie ou de continuité de service sur trois jours. Sur ce point, voyez le comparatif des méthodes d’appels pour évaluer ce que tient chaque organisation, des villages équipés d’un PCS aux intercommunalités avec CIAS.

En synthèse : un cadre clair, des preuves simples

Le registre nominatif communal, prévu par l’article L. 121-6-1 du code de l’action sociale et des familles et son décret n° 2004-926, impose au maire un recueil volontaire, une information annuelle de la population, et une transmission au préfet à la demande. Il n’impose pas un volume d’appels ni un outil déterminé. L’essentiel est de joindre les personnes inscrites et de prouver ce qui a été fait.

Formalisés par une délibération et outillés par un plan d’appel traçable, ces fondamentaux sécurisent les agents et la collectivité. Pour passer sans rupture de la veille à l’alerte et produire, le soir même, un compte rendu par commune, voyez le registre et le plan d’appel dans Veilleor. Pour planifier l’effort d’information et de mise à jour, consultez aussi le calendrier annuel du CCAS.