Comparatif
Veilleor ou le tableur de registre partagé, que choisir
Presque toutes les communes qui nous appellent tiennent déjà leur registre sur un tableur, et c’est un choix rationnel : il est gratuit, il s’ouvre partout et il se partage en pièce jointe. La question n’est pas de savoir s’il permet de stocker quatre cents noms, il le permet. Elle est de savoir ce qu’il devient entre huit heures et vingt heures un jour de vigilance orange, quand cinq personnes appellent en même temps et qu’il faudra rendre compte.
Le comparatif poste par poste
| Critère | Veilleor | le tableur de registre partagé en mairie |
|---|---|---|
| Tenir la liste à jour | Inscriptions en ligne, par téléphone ou sur formulaire scanné, au fil de l’eau | Une mise à jour groupée à la campagne annuelle, puis dérive |
| Savoir qui détient la clef du logement | Champ de fiche renseigné pendant l’appel de vérification | Colonne commentaire libre, remplie de façon inégale |
| Répartir la vague entre appelants | Répartition selon la priorité, la charge et la disponibilité déclarée | Découpage des pages à l’oral, en salle du conseil |
| Éviter le double appel | Une personne appartient à une seule liste du jour | Onglets recopiés, deux appelants sur la même ligne |
| Saisir le résultat d’un appel | Trois appuis sur le téléphone, y compris sans réseau | Annotation sur la page, puis ressaisie le soir |
| Heure conservée | Heure réelle de la tentative, et non heure de synchronisation | Heure recopiée de mémoire, ou absente |
| Relancer les non réponses | Escalade paramétrée, rappel, aidant référent, visite assignée | Décision prise au jugé en fin de journée |
| Produire le compte rendu | Export par personne, par journée et par commune, le soir même | Reconstitution a posteriori, environ une journée d’agent |
| Accès aux données de santé | Habilitation nominative et journal de consultation éditable | Fichier partagé, copies dispersées dans les messageries |
| Travailler à l’échelle du territoire | Console intercommunale, compteurs par commune, registres cloisonnés | Un classeur par commune, échangé par courriel |
Ce que le tableur fait très bien
Il faut commencer par là, un tableur tient parfaitement un registre. Il stocke quatre cents lignes sans broncher, il se trie par âge ou par quartier, il s’imprime, il ne coûte rien et n’importe quel agent sait l’ouvrir. Pour la partie déclarative du travail, recevoir une inscription, la saisir, la retrouver, il n’a aucun défaut sérieux. Beaucoup de communes ont ainsi un registre honnête, à jour à quelques semaines près, tenu par une personne qui le connaît par cœur.
La confusion vient de ce que le mot registre recouvre deux objets différents. Le premier est une liste, et le tableur la tient. Le second est un déroulé : qui appelle qui, à quelle heure, avec quel résultat, et ce qui a été décidé ensuite. Ce second objet n’est pas une liste, c’est un journal, et un journal ne se tient pas dans des colonnes que cinq personnes modifient en même temps depuis cinq endroits.
Là où il lâche, la journée à cinq appelants
Le tableur suppose un rédacteur à la fois. Un jour de vigilance, il y en a cinq, dont deux bénévoles qui travaillent sur des pages photocopiées et un agent en visite qui n’a pas de réseau. Les versions divergent dans la matinée. À midi, personne ne sait dire combien de personnes restent à joindre, et il faut interrompre tout le monde pour faire le point, ce qui coûte plus cher que les appels eux mêmes.
Le second point de rupture est l’escalade. Une colonne intitulée à rappeler ne rappelle personne. Elle n’avertit pas l’aidant référent, elle n’assigne pas une visite à un agent nommé et elle ne prévient pas le maire. Elle enregistre une intention, à charge pour quelqu’un de s’en souvenir à dix sept heures. C’est précisément le moment de la journée où la mémoire humaine est la moins fiable, et où l’enjeu est le plus lourd.
La preuve, la seule différence qui compte devant la préfecture
Trois semaines après l’épisode, la question posée n’est pas combien de personnes avez vous appelées, mais qu’avez vous fait pour telle personne. Un tableur peut répondre à la première, jamais à la seconde. Il n’a pas conservé l’heure réelle des tentatives, ni l’identité de l’appelant, ni le commentaire libre qui expliquait pourquoi la personne semblait confuse au téléphone. Ces éléments existaient, ils n’ont simplement pas été écrits au moment où ils étaient vrais.
Un journal horodaté ne rend pas la commune irréprochable, il rend son action lisible. Il montre qu’une personne a été appelée à neuf heures dix, rappelée à onze heures quarante, que son fils a été joint à quatorze heures et qu’un agent a sonné à sa porte à quinze heures. Devant une famille, devant le conseil municipal et devant le service interministériel de défense et de protection civile, cette lisibilité vaut tous les tableaux de synthèse.
Passer de l’un à l’autre sans tout ressaisir
La reprise part du tableur existant, quel qu’il soit. Les colonnes sont associées aux champs de la fiche, les doublons sont écartés, les lignes incomplètes sont marquées et complétées par une campagne d’appels de vérification. Compter une dizaine de jours ouvrés pour une commune de huit mille habitants, validation de la liste finale comprise. Le tableur de départ n’est pas détruit, il reste consultable comme photographie de la situation avant reprise.
Il reste utile ensuite, d’ailleurs. Les exports se font en tableur, et beaucoup de directions continuent de travailler leurs statistiques annuelles de cette façon, avec les colonnes qu’elles ont l’habitude de manipuler. Ce qui change n’est pas l’outil de bureau, c’est l’endroit où vit la vérité pendant les trois jours d’alerte, et l’existence d’un document qui sort tout seul le soir de la fermeture de la vague.
Quand l’alternative reste le bon choix
Si votre commune compte moins de mille habitants, une vingtaine d’inscrits et un seul agent qui passe lui même tous les appels, le tableur reste le bon outil. Il ne coûte rien, il s’imprime, et la coordination se fait dans la tête d’une seule personne, ce qui est la situation la plus efficace qui soit. Tant que vous n’avez pas besoin de répartir la charge entre plusieurs appelants, ni de produire un compte rendu horodaté pour une préfecture, changer d’outil ajouterait de la complexité sans rien résoudre.
Le verdict
Le tableur est un bon registre et un mauvais plan d’appel. Il tient la liste, il ne tient ni la répartition, ni les tentatives, ni l’escalade, ni l’heure. Tant que la commune n’est pas interrogée sur ce qu’elle a fait, l’écart reste invisible, puis il apparaît d’un coup au retour d’expérience, ou pire, après un décès. Le jour où vous devez prouver plutôt que raconter, le tableur n’a rien à produire.
Questions frequentes
- Peut on garder le tableur en secours ?
- Oui, et c’est même conseillé. Une liste imprimée des personnes de priorité haute, rangée sous clef au secrétariat et réimprimée à chaque ouverture de vague, ne sert presque jamais. Le jour où le réseau tombe en même temps que l’électricité, elle redevient le seul document lisible de la mairie. Ce qui n’a plus sa place sur ce support, c’est le suivi des tentatives, puisque c’est exactement ce qui doit être horodaté.
- Nos bénévoles sauront ils s’en servir sans formation ?
- L’application d’appel tient en trois boutons, joint, sans réponse et occupé, avec un champ de commentaire. Les boutons sont larges et contrastés pour rester lisibles en plein soleil. La formation des appelants et un exercice à blanc sur trente personnes volontaires sont compris dans chaque formule, ce qui permet de vérifier avant l’été que chacun sait ouvrir sa liste du jour.
- Que devient notre tableur après la reprise ?
- Il reste chez vous, intact, comme photographie de la situation avant reprise. Rien n’est écrasé et rien n’est supprimé de votre côté. Les exports du registre se font ensuite en document imprimable et en tableur, de sorte que vos statistiques annuelles continuent de se travailler avec les colonnes dont vous avez l’habitude, sans dépendre de nous pour les produire.
Veilleor ou le tableur de registre partagé, que choisir
Le tableur est un bon registre et un mauvais plan d’appel. Il tient la liste, il ne tient ni la répartition, ni les tentatives, ni l’escalade, ni l’heure. Tant que la commune n’est pas interrogée sur ce qu’elle a fait, l’écart reste invisible, puis il apparaît d’un coup au retour d’expérience, ou pire, après un décès. Le jour où vous devez prouver plutôt que raconter, le tableur n’a rien à produire.