Outil gratuit
Ce que coûte votre organisation d’appels sur une année de vigilance
Le coût d’une permanence d’appels ne se voit pas en comptabilité, il est absorbé par des heures d’agents déjà payés. Il existe pourtant, et il se chiffre. Comptez ce que la coordination consomme chaque jour de vigilance, répartition, relances et pointage de fin de journée, ajoutez la reconstitution du compte rendu après l’épisode, multipliez par le nombre d’épisodes de l’année, puis comparez au prix d’un abonnement annuel.
Coût annuel de la coordination
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Heures d’agent consacrées à l’organisation, hors temps d’appel.
Heures d’agent mobilisées dans l’année
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Ces heures ne sont pas facturées, elles sont prises sur le reste du service.
Abonnement sur douze mois
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Facturation annuelle d’avance, sans supplément par appelant.
Écart sur douze mois
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Un écart faible est normal, l’enjeu principal reste la preuve, pas l’économie.
Comment le calcul est pose
- Les heures de coordination sont comptées par jour de vigilance, ce sont la répartition, les relances et le pointage de fin de journée.
- Les heures de compte rendu sont comptées une fois par épisode, au moment où la préfecture demande le retour d’expérience.
- Le total est multiplié par le coût horaire chargé de l’agent qui tient réellement la coordination, souvent la direction ou le secrétariat.
- Le temps d’appel lui même n’entre pas dans le calcul, parce qu’il reste dû quelle que soit l’organisation retenue.
- L’abonnement est ramené à douze mois pour se comparer à une année complète de vigilance.
Questions frequentes
- Pourquoi ne pas compter le temps d’appel ?
- Parce qu’il faut appeler dans les deux cas. Le nombre de personnes à joindre ne dépend pas de l’outil, il dépend du registre. Ce qui change, c’est le temps passé à répartir, à relancer, à pointer le soir et à reconstituer un compte rendu trois semaines plus tard. Compter le temps d’appel gonflerait artificiellement l’écart et rendrait le calcul inutilisable en bureau de CCAS.
- L’écart est faible, à quoi bon changer ?
- Si vous cherchez une économie, l’écart ne suffit pas à justifier la décision, et nous ne prétendrons pas le contraire. Ce qui se joue est ailleurs, dans le compte rendu opposable remis le soir même et dans la personne prioritaire qui n’est pas oubliée. Le calcul sert surtout à montrer que le coût actuel n’est pas nul, contrairement à ce que laisse croire un budget sans ligne dédiée.
- Quel coût horaire faut il retenir ?
- Celui de l’agent qui tient réellement la coordination, pas une moyenne de service. Dans une commune de taille moyenne, c’est souvent la direction du CCAS, dans une petite commune la secrétaire de mairie. Prenez le coût chargé issu de votre grille, ce qui rend le résultat défendable devant votre conseil, et gardez la même base pour comparer d’une année sur l’autre.
Calculateur du coût d’une permanence
Quand vous voudrez voir un plan d’appel se construire sur vos propres inscrits et un compte rendu horodaté sortir en fin de vague, demandez une démonstration de quarante minutes. Nous regardons votre registre réel, votre nombre d’appelants et le format attendu par votre préfecture, pas un jeu de données préparé.