La checklist des trente jours avant l’ouverture de la veille

Vous repartez avec les vingt cinq points à cocher, dans l’ordre, pour arriver au premier jour de vigilance sans découvrir un trou dans votre organisation.

1. Le registre, fiche par fiche

• Sortir la liste des inscrits et marquer les fiches non modifiées depuis plus de douze mois.
• Appeler chaque personne concernée pour vérifier le numéro, l’adresse et l’aidant référent.
• Radier avec motif les personnes décédées, déménagées ou entrées en établissement.
• Compléter l’étage, l’ascenseur, la clef confiée et le matériel médical électrique.
• Faire valider la liste finale par la direction du CCAS avant la fin du mois de mai.

2. Les appelants et leurs habilitations

• Arrêter la liste nominative des agents, élus et bénévoles mobilisables, jour par jour.
• Faire signer les habilitations d’accès aux fiches par le maire ou le président du CIAS.
• Recueillir les disponibilités réelles de chacun, matin et après midi, semaine par semaine.
• Désigner l’agent qui pilote la vague et son remplaçant en cas d’absence.
• Remettre à chaque appelant le script d’appel et la conduite à tenir en cas d’inquiétude.

3. Les seuils d’escalade et la règle de visite

• Fixer le délai de rappel après une première tentative sans réponse.
• Décider à quelle tentative l’aidant référent puis le médecin traitant sont appelés.
• Écrire la règle de déclenchement d’une visite à domicile et désigner qui l’assigne.
• Prévoir le signalement au maire et la personne qui le reçoit hors heures de bureau.
• Faire relire ces seuils en bureau de CCAS et les verser au plan communal de sauvegarde.

4. Le matériel et les documents de terrain

• Vérifier que chaque appelant sait ouvrir sa liste du jour sur son téléphone.
• Tester la saisie d’un résultat d’appel sans réseau, dans une cave ou un hameau.
• Charger les téléphones et prévoir des batteries externes pour les tournées de visite.
• Imprimer une liste de secours des personnes de priorité haute, à garder sous clef.
• Préparer l’affiche de mairie et le courrier de la campagne d’information annuelle.

5. La preuve et le compte rendu

• Demander à la préfecture le format de compte rendu attendu au retour d’expérience.
• Vérifier que le journal conserve l’heure réelle des tentatives, pas celle de la saisie.
• Faire un exercice à blanc sur trente personnes volontaires et en garder le compte rendu.
• Éditer le journal de consultation des fiches et le classer avec l’exercice.
• Prévoir qui signe le compte rendu de fin de vague et à qui il est adressé.